управление бизнес-процессами
(044)  221-46-46
Главная / Статьи / Как выбрать BPM систему: чек-лист из 7 шагов

Как выбрать BPM систему: чек-лист из 7 шагов

Наблюдаем очередной рост интереса к системам класса BPMS и подготовили рекомендации по выбору оптимального продукта.

Прежде всего давайте определим, что такое система класса BPMS (BPM-система, iBPMS система, digital business platform, low-code platform). Дословно расшифровывается как Business Process Management system, или suite. Мы трактуем BPMS как класс программных продуктов, который имеет минимум три функциональные возможности:

  • Построение модели процесса: визуальное представление процесса в стандартной (BPMN) или самостоятельно разработанной нотации.
  • «Движок», который позволяет инициировать экземпляры процесса на основании существующей модели и назначать задачи исполнителям (пользователям или ИТ-системам), следуя логике модели процесса.
  • Сбор и хранение аналитики по исполняемым и уже завершившимся экземплярам процесса. 

Система класса BPMS реализует управление бизнес-процессом в цикле «моделирование-исполнение-анализ».

BPMS не заменяет, а лишь дополняет системы класса ERP, WMS, ECM и др. Как следствие, возникает важная задача – интеграция BPMS c другими ИТ-системами.

Мы выделили 7 основных шагов по выбору BPMS системы, которая наилучшим образом соответствует вашим потребностям. Чем качественнее вы проделаете всю предварительную работу, тем точнее будет выбор и успешнее проект внедрения.

7 шагов по выбору BPM системы

1. Определите и формализуйте ключевые бизнес-процессы

На первом шаге выделите 3-5 ключевых бизнес-процессов компании и постройте их модели, определив все важные характеристики: границы, объект управления, активности и сценарии развития событий в процессе.

Затем проанализируйте, какие ИТ-системы используются в ходе исполнения бизнес-процессов.

Рекомендуем начинать переговоры с поставщиками BPM-систем только после того, как у вас появится документ с полным описанием как минимум одного бизнес-процесса. Используйте этот процесс в качестве пилотного проекта. Вы сразу увидите, насколько гибко провайдер учитывает особенности вашей организации или же предлагает вам типовое отраслевое решение.

Что мы понимаем под полным описанием бизнес-процесса? Документация должна включать: визуальную модель процесса; описание активностей, развилок и событий; подробные требования по интеграции с другими ИТ-системами (помним, что это важно), требования к пользовательским интерфейсам. Будут ли пользователи выполнять задачи в рамках процесса через почтовое приложение, мобильное приложение, систему управления контентом или через программу для постановки задач?

Примите решение, будете ли вы хранить документы в SharePoint, облачном сервисе, на Google диске или какой-то другой системе документооборота? Нужны ли вам при работе с BPMS возможности расширенного поиска или распознавания документов?
Составьте полный список своих корпоративных систем. Важно понимать, какая из этих систем и как будет интегрирована с выбранным в качестве пилотного бизнес-процессом.

Может показаться, что проще всего взять спецификацию любого BPMS провайдера и сравнить с ней другие решения. В этой ситуации теряются специфические нюансы работы конкретно вашей организации. Есть риск в погоне за модными трендами и избыточным функционалом потратить на решение много ресурсов и не получить требуемый результат.

Формализованные бизнес-процессы позволяют управлять процессом выбора вендора, понимать свои потребности и ограничения и обращать внимание на действительно значимые параметры.

2. Проконсультируйтесь с основными заинтересованными сторонами

Пообщайтесь с топ-менеджерами, руководителями подразделений и сотрудниками ИТ. Вместо того чтобы строить предположения, проконсультируйтесь с сотрудниками, которые будут работать с BPMS. Это поможет скорректировать видение ваших потребностей, как текущих, так и будущих, а также задать провайдерам BPMS все насущные вопросы.

Помните о заинтересованных сторонах с первого дня и периодически консультируйтесь с ними. Их вовлеченность и информированность поможет на этапе внедрения и снизит возможное сопротивление и саботаж.

3. Создайте список технических требований

Приступайте к перечню технических требований только после того, как завершили шаги один и два. Часто наблюдаем, как компании ошибочно пропускают первые 2 шага. Или, что еще хуже, берут список технических параметров BPMS самого настойчивого поставщика и используют его как собственный. Список технических критериев должен основываться на потребностях ваших процессов, а не на списке возможных функций программного продукта.

Задайте себе вопросы: Как потенциальные решения будут интегрироваться с существующей инфраструктурой и технологиями? Мы ищем облачную или локальную систему? У каждого подхода есть преимущества и недостатки. Например, некоторые политики ИТ-безопасности не позволяют использовать облачные сервисы. Кто будет поддерживать систему после внедрения? Насколько легко найти на рынке труда такого специалиста?

4. Составьте план проекта

Убедитесь, что в плане проекта учтены следующие этапы:

  • Построение модели бизнес-процессов
  • Построение модели данных
  • Установка программного обеспечения
  • Разработка пользовательских интерфейсов
  • Интеграция с другими ИТ-системами
  • Тестирование решений
  • Обучение конечных пользователей

Собирайте оценки по срокам от разных экспертов. Просите провайдеров BPMS оценить сроки внедрения их продукта. Некоторые BPMS-провайдеры обещают завершение внедрения за пару месяцев и даже быстрее. Соберите обратную связь от клиентов каждого из них, чтобы получить представление о реальных сроках и опыте взаимодействия с провайдером.

Относитесь к выбору BPM системы как к бизнес-решению. Оцените потенциальные выгоды для бизнеса, зафиксируйте конкретные целевые показатели перед внедрением программного обеспечения. Для чего вы это делаете? Ответьте на вопросы:

  • Что является основным результатом этого процесса?
  • Соответствует ли процесс своим целевым показателям эффективности (PPI)?
  • Какие аспекты процесса нуждаются в улучшении?
  • Какие изменения будут улучшать эти аспекты процесса?
  • Как мы можем измерить эффект от внедрения изменений?

Если вы не отслеживаете потенциальные выгоды, у вас меньше шансов для их достижения. Регулярный анализ процессных показателей позволяет видеть динамику процессов во времени и определить узкие места, требующие изменений.

5. Запустите пилотный проект

На этом этапе выберите на базе сформулированных требований несколько потенциальных поставщиков. После первого знакомства и изучения предложений каждого поставщика вы можете исключить кого-то из-за высокой стоимости, недостаточности опыта или отрицательной обратной связи.

Во время презентации продуктов задайте вопросы о специфических требованиях для вашей организации. Вендоры, ориентированные на долгосрочное сотрудничество, честно ответят, соответствуют ли их продукты вашим критериям или нет и что требуется для доработки. Не стоит ожидать, что какой-то один поставщик будет соответствовать всем вашим требованиям.

После этапа презентаций продукта рекомендуем запустить пилотный проект (PoC, proof of concept) с одним или двумя поставщиками, которые удовлетворяют вашему бюджету. Пилотный проект покажет, будет ли решение работать по заранее установленными требованиям. После завершения пилотного проекта используйте его результаты для презентации заинтересованным сторонам внутри организации.

6. Отделите бренды от выбора продукта

Многие организации делают выбор на основании бренда или информации о том, что используют их конкуренты. Это опрометчивое решение. Никакой бренд не гарантирует соответствия вашим уникальным потребностям.

Выбирайте систему, которая соответствует большинству (если не всем) вашим требованиям не только сейчас, но и в будущем. Обращайте внимание на клиентскую поддержку, на соответствие трендам в области цифровой трансформации.

7. Соберите рекомендации

Ищите кейсы внедрения и истории успеха. Изучайте обзоры программного обеспечения, отзывы компаний о внедрении. Не стоит верить всему, что вы прочтете, пообщайтесь напрямую с 2-3 клиентами выбранного провайдера. Теми, кто из схожей сферы бизнеса или теми, кто использует ту же, что и вы, ERP-систему и столкнулся со сложностями интеграции. Расспросите их о нюансах внедрения, о клиентской поддержке, удобстве интерфейса продукта и сложностях с адаптацией у конечных пользователей.

В завершение
BPM решения отличаются ценообразованием, подходом и громкостью брендов, но в большинстве поддерживают схожие базовые функции. Ключ к успеху заключается в поиске решения и поставщика, которые смогут интегрироваться с вашими существующими системами, удобны для сотрудников и отвечают специфическим требованиям к функционалу.

 

КОММЕНТАРИИ
анонсы мероприятий
Последние комментарии